Medidas de Modernização Administrativa

 

As medidas de modernização administrativa relativas à desburocratização, qualidade e inovação e, em especial, as que dão cumprimento ao n.º 1 do artigo 2º do Decreto-Lei n.º  74/2014, de 13 de maio, com a aposta na consagração do princípio da prestação digital de serviços públicos, constituem-se como uma forma eficiente e eficaz de tornar a administração pública amiga da cidadania  e do desenvolvimento económico .
No Decreto-Lei n.º 73/2014, artigo 40º, nº 2, é referido que “os planos e relatórios de actividades devem contemplar, em capítulo próprio, as medidas de modernização administrativa (…)”, sendo que, desde o ano de 2014 que a IGAC as inclui nos seus planos de actividade. De salientar que, desde 2010, que a IGAC tem privilegiado – de modo direto e reflectido – na sua estratégia a definição e implementação de medidas de modernização administrativa, preconizadas no seu plano estratégico e nos planos de actividades elaborados ao longo dos vários anos.

2014

Foi definido e implementado um plano estratégico para os SI-TIC da IGAC, suportado pelo contrato QREN-SAMA, em vigor desde 2011, ao abrigo do Aviso n.º 1/2010. Deste modo, anualmente, e de forma progressiva e gradual, a IGAC tem desencadeado projetos de melhoria (em que uma parte deriva do planeado e orçamentado no âmbito do QREN-SAMA e outra provém de oportunidades de crescimento / adequação dos seus sistemas) em três grandes vertentes, as quais têm sido integradas:

 1. Vertente EFICIÊNCIA
  • Melhoria dos sistemas de informação da IGAC e aplicações de gestão de recursos humanos, financeiros e patrimoniais, privilegiando a desmaterialização de procedimentos também em áreas de suporte;
  • Eliminação de aplicações informáticas autónomas / avulsas (satélite) e sua integração no SI central da IGAC, bem como desmaterialização de comunicações com os clientes da IGAC com evidentes ganhos a nível de tempo, afetação de recursos humanos, papel e de impressão;
  • Melhoria dos postos de trabalho e escritório eletrónico através da normalização e adoção integral de soluções opensource (Medida 21 - M21, do PEGTIC);
  • Migração da infraestrutura da IGAC para a AMA, eliminando o datacenter da IGAC, com assunção da função informática pela AMA, incluindo o servicedesk (M2 e M8 do PEGTIC);
  • Implementação da solução GERFIP (solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo partilhado) (M10 do PEGTIC);
  • Implementação de solução de printing, aumentando o rácio de utilização por impressora (M14 do PEGTIC);
  • Modernização das soluções de dados e voz (M7 do PEGTIC);
  • Implementação de solução de gestão documental, visando a interoperabilidade com as aplicações da IGAC (M11 do PEGTIC).
2. Vertente EFICÁCIA
  • Planeamento de projetos que resultem na facilitação do cidadão-cliente no acesso à administração: lançamento de um novo website da IGAC, disponibilização online de um conjunto de serviços-chave orientados para o particular, disponibilização de informação útil às atividades das empresas e dos órgãos de polícia criminal (M11 do PEGTIC);
  • Lançamento de um conjunto de serviços online na plataforma multicanal da AMA, previstos no âmbito da diretiva de serviços e essencialmente orientados para as empresas (contribuindo, assim, para a agilização da sua atuação e potenciando o respetivo desenvolvimento económico do setor) (M11 do PEGTIC).

 

3. Vertente QUALIDADE
  • Implementação de um sistema de gestão da qualidade que prevê a reengenharia de processos e respetiva codificação.

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Para o efeito, e não obstante ter ocorrido entre 2012-13 uma mudança a nível do SI-TIC através da partilha de serviços com a AMA que ditou a redução de encargos anuais na ordem dos EUR 170.000,00/ano, o planeamento de 2014 da IGAC continuou a contemplar a execução dos projetos / atividades (vide ponto seguinte) que se enquadram nas vertentes supramencionadas. A sua execução irá permitir continuar a obter ganhos de eficiência a nível global, que se traduzirá em economia de tempo e de encargos com os processos, acabando por resultar num aumento da qualidade para os clientes.

 

ANO 2014

 

Parelelamente, e dando seguimento às evoluções que vêm sendo empreendidas desde 2010, houve ainda lugar à correção e atualização do sistema de informação integrado da IGAC.

No âmbito do art.º 5º do Decreto-Lei n.º 74/2014, de 13 de maio, foi ainda, em várias dezenas de Espaços do Cidadão (EdC), disponibilizado o serviço "Registo de propriedade intelectual - registo de obras literárias, artísticas e científicas", possibilitando ao cidadão aceder, com recurso à Internet, a este serviço da IGAC, entre outros prestados pelo Estado. Esta medida vem facilitar o quotidiano dos cidadãos (através da redução do tempo de espera e de outros custos) mas também contribuir para o aumento da sua autonomia e literacia digital uma vez que a submissão é apoiada por profissionais qualificados e o acesso é mais generalizado devido à sua disseminação por autarquias, estações dos CTT, entre outros locais.
Durante o ano em apreço, a IGAC criou ainda um posto digital para os seus clientes na área de atendimento, o que tem revelado um nível de satisfação muito elevado face à facilitação de comunicação e obtenção de documentos digitais necessária à prossecução dos processos junto da IGAC.

De referir ainda que, enquadrado no objetivo estratégico (OE4) “Aumentar a visibilidade da atividade da IGAC” através do projeto (P15) “Melhorar a informação de gestão na área do Direito de Autor e de espetáculos de natureza artística”, a IGAC adotou em 2013 um modelo de reporte estatístico que traduz um conjunto de boas práticas, materializado na edição de um boletim estatístico anual (publicado em https://www.igac.pt/atividade-da-igac .


Com efeito, este modelo foi construído de acordo com o campo de referência do grupo de trabalho sobre estatísticas culturais da Eurostat que, através do ESSnet-Culture (European Statistical System Network on Culture), definiu os domínios da cultura:

                          

Esta organização surge da necessidade de garantir uma informação estratificada na área da Cultura que permita responder, designadamente, a entidades de supervisão e acompanhamento estatístico dos diferentes setores de atividade, como são, a título de exemplo, os casos do INE (Portugal) e do EUROSTAT (Europa), de forma a obter indicadores culturais que permitam um conhecimento mais efetivo deste setor e uma comparação mundial.

Concretamente, no âmbito de atuação da IGAC, são enquadráveis os domínios “Livro e imprensa”, “Artes visuais”, “Artes cénicas” e “Audiovisual e multimédia”.
Por outro lado, o boletim estatístico da IGAC contempla ainda a disponibilização de dados por NUTS1 (I e II), conforme disposto no Decreto-Lei n.º 46/89 que definiu os três níveis da Nomenclatura das Unidades Territoriais para Fins Estatísticos (NUTS) para as unidades territoriais portuguesas.

 

1O desenvolvimento da classificação de unidade administrativa local (LAU, i.e., Local Administrative Unit) foi igualmente da responsabilidade da Eurostat, no sentido de atender às necessidades a nível local.

2015

Projetando o futuro, mas com um histórico que remete para 2010, a IGAC privilegia, continuadamente, e de modo direto e refletido na sua estratégia, a definição e implementação de medidas de modernização administrativa, preconizadas nos planos de atividades elaborados ao longo dos vários anos. Este desiderato foi assim materializado na definição de um plano estratégico para os SI-TIC da IGAC e na sua implementação, suportada pelo contrato QREN-SAMA em vigor desde 2011 e concluído em 2015, ao abrigo do aviso nº 1/2010, bem como na candidatura apresentada no âmbito dos fundos comunitários Portugal 2020, com a aprovação do projeto SAMA, candidatado em 15 de setembro de 2015.

As atividades, entretanto concluídas, em 2015, decorrentes da operacionalização do contrato SAMA (de 2011) para modernização administrativa da IGAC, bem como as programadas até 2020, entroncam em três vertentes:

 
1. Vertente  EFICIÊNCIA
  • Melhoria dos sistemas de informação core da IGAC através de:

- Criação de web services para comunicação interoperável com os serviços online disponibilizados através do novo portal da IGAC e solução de gestão documental da IGAC;

- Desenvolvimentos para incorporação nas tabelas de novos requisitos legais, aplicáveis a vários processos;

- Automatização da emissão de autorizações para cinema, entre outras melhorias.

  • Melhoria da aplicação de gestão de recursos humanos;
  • Implementação de nova solução de dados e voz, racionalizando os custos com comunicações;
  • Implementação de solução de gestão documental, visando a interoperabilidade com as aplicações da IGAC e, neste âmbito, desenvolvimento de workflows processuais e reengenharia de alguns processos, não cobertos pela aplicação core da IGAC.
2. Vertente EFICÁCIA
  • Lançamento do novo portal da IGAC que, no seu primeiro mês, contou com 43.500 visualizações, perfazendo uma média de 1.175 visualizações diárias. Através da estatística de visitação e visualização - Google Analytics - foi possível verificar que no período em apreço, o n.º total de clientes que acedeu ao site da IGAC foi de 5.458, com um tempo médio de visualização de 04:32 minutos e com um total de 9.259 sessões, indiciando a consulta média por cliente de 4,85 páginas;
  • Lançamento de novos serviços online orientados para os cidadãos e empresas do setor;
  • Apresentação de candidatura ao aviso 01/SAMA2020/2015 (Sistema de Apoio à Modernização e Capacitação da Administração Pública), numa iniciativa da IGAC, em parceria com a Imprensa Nacional Casa da Moeda, para desenvolvimento do projeto e@Autentico, inscrito no âmbito da Agenda Portugal Digital » Área estratégica 1 - Acesso à banda Larga e ao Mercado Digital » Medida 1.4 – Combate à violação do direito de autor e dos direitos conexos;
  • Disponibilização, no Portal da IGAC, das iniciativas por parte do setor livreiro, no âmbito da publicação da Lei do preço fixo do livro (LPFL), aprovada pelo Decreto-Lei n.º 176/96, de 21 de setembro - alterada através do Decreto-Lei n.º 216/2000, de 2 de setembro e, mais recentemente através do Decreto-Lei n.º 196/2015, de 16 de setembro. Este decreto instituiu em Portugal um novo regime jurídico dedicado ao livro, cujos principais objetivos visaram a «correção das anomalias verificadas no mercado do livro» e a criação de «condições para a revitalização do setor, um dos aspetos marcantes da prossecução de uma política cultural visando o desenvolvimento nos domínios do livro e da leitura», tendo como finalidade a correção das anomalias no mercado do livro e a criação de condições de revitalização do setor livreiro, adequando a comercialização do livro à evolução tecnológica e às práticas comerciais que foram sobrevindo;
  • Implementação de estratégia para regulação e eventual bloqueio de sites ilegais, numa atuação de combate à violação do direito de autor e dos direitos conexos em ambiente digital e em conformidade com o disposto na Lei do Comércio Eletrónico (LCE) aprovada pelo Decreto-Lei n.º 7/2004, de 7 de janeiro. Os procedimentos adotados pela IGAC encontram enquadramento no Memorando de Entendimento celebrado no dia 30 de julho de 2015 entre a Inspeção-Geral das Atividades Culturais (IGAC), a Direção-Geral do Consumidor (DGC), a Mapinet, a Associação dos Operadores de Telecomunicações (APRITEL), a Associação Portuguesa das Agências de Publicidade, Comunicação e Marketing (APAP), a Associação Portuguesa das Agências de Meios (APAME), a Associação Portuguesa de Anunciantes (APAN) e a Associação DNS.PT.
3. Vertente QUALIDADE

Com resultados evidentes para os cidadãos, a IGAC manteve / iniciou um conjunto de boas práticas que se traduzem no alargamento e disseminação de informação e maior proximidade à organização:

  • No âmbito do art.º 5º do Decreto-Lei n.º 74/2014, de 13 de maio, foi ainda, em várias dezenas de Espaços do Cidadão (EdC), disponibilizando o serviço "Registo de propriedade intelectual - registo de obras literárias, artísticas e científicas", possibilitando ao cidadão aceder, com recurso à Internet, a este serviço da IGAC, ertre outros prestados pelo Estado. Esta medida vem facilitar o quotidiano dos cidadãos (através da redução do tempo de espera e de outros custos) mas também contribuir para o aumento da sua autonomia e literacia digital, uma vez que, a submissão é apoiada por profissionais qualificados e o acesso é mais generalizado devido à sua disseminação por autarquias, estações dos CTT, entre outros locais;
  • Enquadrado no objetivo estratégico (OE5) "Aumentar o conhecimento sobre a IGAC" através da atividade A16 - "Melhorar da informação pública sobre a atividade da IGAC", a IGAC manteve e melhorou o modelo de reporte estatístico que traduz um conjunto de boas práticas, materializado na edição de um boletim estatístico anual, disponibilizado em https://www.igac.pt/atividade-da-igac, o qual foi construído de acordo com o campo de referência do grupo de trabalho sobre estatísticas culturais da Eurostat que, através do ESSnet-Culture (European Statistical System Network on Culture), definiu os domínios da Cultura e conforme o disposto no Decreto-Lei n.º 46/89 que definiu os três níveis da Nomenclatura das Unidades Territoriais para Fins Estatísticos (NUTS) para as unidades territoriais portuguesas;
  • Ao abrigo de um Acordo de Colaboração entre a IGAC e a AICEP Global Parques com vista a enriquecer a plataforma eletrónica "Global Find" (da responsabilidade da AICEP Global Parques), a IGAC disponibilizou a informação relativa a infraestruturas culturais licenciadas pela IGAC, tomando essa consulta pública e acessível aos investidores estrangeiros.